很多單位的人事部門(mén)具有人事檔案的管理權(quán)限，這本是為了方便管理員工人事檔案及人事工作開(kāi)展的需要，卻間接給人事部門(mén)增加了一項(xiàng)工作，那便是需要出具各種五花八門(mén)的人事證明。
員工辦護(hù)照、港澳臺(tái)通行證需要人事部門(mén)出具人事證明，員工貸款買(mǎi)房、買(mǎi)車(chē)需要人事部門(mén)出具收入證明，員工去世涉及遺產(chǎn)繼承、公證需要人事部門(mén)出具家庭關(guān)系證明，員工參加職業(yè)資格考試、公務(wù)員考試需要人事部門(mén)出具工作經(jīng)歷證明，就連員工跳槽也需要人事部門(mén)出具工作表現(xiàn)證明，等等，人事部門(mén)出具的證明還真的不少。
需要涉及到出具證明的，自然不是小事，不是兒戲，并且證明一旦出具，那就是白紙黑字加紅戳印章，是具有法律效力的，并且有可能直接涉及到相關(guān)利益，當(dāng)然還有應(yīng)負(fù)的法律責(zé)任。當(dāng)人事部門(mén)遭遇員工需要出具各類(lèi)證明時(shí)，有幾點(diǎn)需要特別注意：
1.寧愿事前挨批，不要事后挨罵。
員工前來(lái)要求人事部門(mén)開(kāi)具證明的，一般都不是小事，而且都會(huì)比較急，這個(gè)時(shí)候，不少HR會(huì)被員工牽著鼻子走，員工著急，HR也跟著著急，或是經(jīng)不住員工的軟磨硬泡，于是草草出具，求速求快。
在此過(guò)程中如果沒(méi)有按照程序來(lái)辦，就會(huì)埋下不少隱患，待到出現(xiàn)問(wèn)題，自然是脫不了干系。所以，人事部門(mén)出具各類(lèi)證明，絕對(duì)不能急，要穩(wěn)、要準(zhǔn)。
2.出具人事證明，應(yīng)該嚴(yán)字當(dāng)頭。
人事檔案，除了特殊的HR，一般員工是看不到的，這也對(duì)人事檔案提出了較高的要求，在出具人事證明上，也是如此，也是需要從嚴(yán)把關(guān)。
有些HR在出具人事證明上，憑借著自以為對(duì)員工的了解，就直接開(kāi)證明，或者查閱人事檔案不細(xì)致、不周全，就糊涂地開(kāi)證明，沒(méi)有做到從嚴(yán)、從緊，結(jié)果出現(xiàn)不少問(wèn)題。
3.職責(zé)范圍內(nèi)可以，職責(zé)范圍外不行。
員工人事檔案放在單位人事部門(mén)保管，人事部門(mén)通過(guò)人事檔案調(diào)閱可以了解到員工的個(gè)人情況和基本信息，但這并不意味著涉及員工的各類(lèi)證明都應(yīng)該從人事部門(mén)出具。
HR不能出于好心，或是耐不住員工的糾纏，就盲目出具，把本不應(yīng)該由單位人事部門(mén)出具的證明也開(kāi)了，這是非常不可取的。各類(lèi)證明的出具機(jī)構(gòu)一般都有明確的界定，人事部門(mén)不能對(duì)來(lái)者不拒，從而喪失原則和底線，并給本部門(mén)工作帶來(lái)額外負(fù)擔(dān)和潛在隱憂(yōu)。
